Si vous avez déjà participé à une conférence téléphonique ces dernières années, alors vous avez probablement remarqué à quel point c’est plus rapide, plus pratique et de meilleure qualité grâce à Huddle pour bureau de BlueJeans et aux autres technologies émergentes.
Toutefois, les choses peuvent toujours mal tourner malgré nos meilleurs efforts, et nous avons probablement tous vécu des ruptures d’appels ou des vidéos non fluides. La facilité d’utilisation qu’apportent les conférences téléphoniques de son domicile s’accompagne du fait que vous n’avez pas toujours une équipe informatique sous la main pour vous aider. Heureusement, vous pouvez pratiquement résoudre vous-même tous les problèmes qui peuvent se poser si vous savez comment vous y prendre. Voici quelques conseils à vous rappeler lors de votre prochaine conférence :
- Ajustez les réglages des haut-parleurs
Si vous avez des difficultés à entendre un autre participant ou à être entendu par les autres, il est possible que vos haut-parleurs ou votre microphone ne soient pas correctement configurés. Ils peuvent même être éteints sans que vous vous en rendiez compte. Rendez-vous simplement dans l’onglet correspondant pour les ajuster. Il vaut mieux faire ceci avant l’appel afin d’éviter de retarder la réunion.
- La connexion internet
Selon The Real Time Report, une connexion internet de faible qualité ou peu véloce est responsable de la grande majorité des problèmes rencontrés lors des vidéoconférences. C’est pourquoi même les meilleurs systèmes nécessitent toujours une connexion internet rapide pour fonctionner correctement. Heureusement, la plupart des connexions, même celles dont on dispose à domicile, sont aujourd’hui suffisantes pour exploiter un logiciel de vidéoconférence et la diffusion vidéo en continu, mais des revers peuvent toujours se produire. Accéder à des réunions en déplacement ou dans un lieu public peut également entraîner l’utilisation d’une connexion internet inappropriée.
Si vous constatez des vitesses de connexion systématiquement trop lentes ou des ruptures d’appels, envisagez alors d’utiliser votre appareil à proximité d’un routeur ou même d’adopter une connexion internet plus rapide. Si la baisse de vitesse apparaît soudainement, cela peut résulter de conditions météorologiques extrêmes ou d’une opération de maintenance. Si du mauvais temps ou une maintenance sont prévus dans votre bâtiment ou votre région, organisez votre réunion à un autre moment.
- Les pare-feu
La sécurité est essentielle lorsque vous participez à une vidéoconférence, le logiciel peut en effet être potentiellement piraté et utilisé pour accéder à vos données personnelles. Mais les mêmes outils utilisés pour protéger vos informations sensibles peuvent également vous empêcher d’assister à vos propres réunions. Si votre pare-feu ou votre logiciel de sécurité vous empêchent d’accéder à vos réunions, désactivez-les ou trouvez un moyen de paramétrer une exception pour votre logiciel de vidéoconférence. Il est possible de conduire des réunions en toute sécurité, sans violation de données, car les bons prestataires disposent du personnel et des logiciels nécessaires pour gérer les problèmes de sécurité.
- Former les autres utilisateurs
Selon Reference.com, une formation supplémentaire est souvent requise pour la vidéoconférence, car l’erreur humaine est responsable d’un large pourcentage des problèmes techniques. C’est pourquoi les utilisateurs qui ne sont pas familiers avec le logiciel ou le matériel et qui ne connaissent pas les règles de sécurité que les utilisateurs plus expérimentés mettent en pratiques instinctivement peuvent toujours connaître des difficultés, même avec les systèmes les plus simples. Vous pouvez leur faciliter les choses et réduire le nombre de problèmes techniques en formant les utilisateurs les moins habitués à utiliser le logiciel et l’équipement de conférence, et en les informant de la marche à suivre en cas d’erreur technique. Même la rédaction d’un guide rapide peut les aider. Une fois qu’ils auront vu à quel point c’est facile d’utilisation, ils seront capables de résoudre eux-mêmes les problèmes techniques et adopteront rapidement une bonne étiquette.
- Accéder au logiciel
Si vous utilisez le logiciel de conférence pour la première fois et que vous éprouvez des difficultés à y accéder, cela peut parfois signifier que quelque chose s’est mal déroulé durant l’installation. En vérifiant une nouvelle fois les étapes réalisées, vous assurant que vous avez bien suivi les consignes, et en consultant un collègue si besoin, vous pouvez garantir qu’il est installé correctement et prêt à l’emploi.
- Les problèmes de qualité vidéo
Il existe d’autres problèmes courants avec la vidéoconférence, en particulier lorsqu’elle s’accompagne d’une connexion internet instable. Tout comme vous le feriez avec vos réglages audio, vérifiez à deux fois les réglages de votre webcam avant le début de l’appel. Assurez-vous que votre connexion internet est assez rapide pour supporter la diffusion vidéo en direct. Si vous rencontrez toujours des décalages, des retards, ou d’autres problèmes vidéo durant l’appel, la simple astuce du « éteindre et rallumer » peut généralement permettre de les régler. Il est sage de prendre quelques minutes avant le début de chaque réunion pour s’assurer que les paramètres vidéo de chacun sont réglés correctement.
Bien que tous les bons prestataires de conférence disposent d’une équipe d’assistance pour gérer les problèmes techniques, si vous utilisez les conseils ci-dessus pour les résoudre vous-même vous n’aurez besoin de leur service qu’en dernier recours. En prenant un peu de temps avant chacun des appels pour vérifier vos réglages, en utilisant la meilleure connexion internet possible, en vous formant et en formant les autres aux méthodes basiques de résolution de problèmes, vous pouvez conduire toutes vos réunions avec professionnalisme et sans être embarrassé ou perdre du temps avec les erreurs techniques.