Les réunions en ligne sont indispensables pour la prospérité des entreprises. Elles permettent de s’entendre avec un client sur un accord commercial. Cependant, certains comportements peuvent pousser un client à se faire une mauvaise image pendant de telles réunions, et à décider d’abandonner la transaction ou à annuler la commande. Voici 5 choses à éviter pendant une réunion en ligne.
Les réunions en ligne sont essentielles dans le fonctionnement général d’une entreprise et pour la réussite d’un projet. Si quelqu’un vous a confié une tâche nécessitant plus d’une personne et une semaine pour la réaliser, comme une installation artistique, un site internet ou un livre numérique, vous devez rencontrer cette personne afin de plancher sur les détails et vous assurez que vous savez exactement ce que souhaite le client.
Que vous soyez un entrepreneur individuel, un PDG de jeune pousse, ou un directeur de projet dans un important département d’une grande entreprise multinationale, la relation entre une société et ses clients est toujours peu ou prou la même en ce qui concerne les fondamentaux. Un client vous fait une demande, vous fixez le prix, il négocie, et vous obtenez votre paiement et lui fournissez en retour ce qui a été promis. Toutefois, si cela ne correspond pas à ce qui a été convenu, si la communication a échoué et que vous avez pris la mauvaise décision, vous devez généralement lui rendre l’argent.
Pour éviter cela, des réunions sont organisées. Les détails sont examinés. Les incompréhensions sont évitées grâce aux multiples vérifications et autres précautions.
Mais les réunions en ligne peuvent mal tourner, en particulier si vous ne savez pas comment utiliser correctement votre matériel et faire la démonstration de votre vrai professionnalisme. Et lorsque cela arrive, vous courrez le risque de voir le client vous tourner le dos. Dans ce cas, vous lui apportez par inadvertance la preuve que sa confiance était mal placée et qu’il vaut mieux pour lui de faire appel à quelqu’un d’autre… peut-être même votre concurrent direct.
Si ce scénario vous semble être celui d’un cauchemar absolu, voici quelques choses qu’il vous faut impérativement ne pas faire durant une réunion en ligne avec votre client.
1. Vous tenir trop en avant
La première chose à éviter est d’apparaître comme surplombant votre client. Alors que vous ne vous voyez que sur une petite partie de votre écran de vidéoconférence, la plupart des solutions professionnelles de réunions vidéo offrent haute définition et plein écran, comme le fait BlueJeans, cela signifie qu’un fragment de votre écran correspond en réalité au moniteur entier de votre client.
Se tenir en avant est un signe de domination et d’agression. Cela peut sembler confortable, mais vraiment, cela peut être rébarbatif et mettre votre interlocuteur mal à l’aise.
Cependant, si vous vous mettez trop en retrait, vous indiquez simplement que vous ne souhaitez pas prendre part à la conversation. Vous gardez vos distances, et ça aussi, c’est mauvais.
Visez une positon neutre, posez vos avant-bras sur la table, mais pas les coudes, ou posez vos bras sur la table, l’un sur l’autre. Ne croisez pas vos bras, si ce geste est visible il peut être considéré comme un signe de mise à distance.
En termes de placement de caméra, vous devez veiller à ce qu’elle cadre votre visage et vos épaules, pas moins, mais pas nécessairement davantage.
2. Faire cracher votre microphone
Procurez-vous un microphone de qualité et suffisamment sensible pour saisir ce que vous dites sans avoir besoin de trop vous en approcher, et enfin, surmontez-le d’un filtre antibruit. Ces filtres sont bon marché et valent vraiment l’investissement.
3. Être à peine visible, voire pas du tout
Même si vous adoptez une bonne position et un bon cadrage, une autre chose peut compromettre un appel, c’est de présenter à votre client un éclairage cauchemardesque. Trop peu de lumière, une lumière trop éblouissante, un éclairage trop vertical, trop de lumière derrière vous, une lumière bien trop froide ou bien trop chaude, voici quelques points négatifs.
Conservez une lumière la plus naturelle possible, sauf si c’est la nuit, assurez-vous qu’elle vient de derrière la caméra, et régulez-la afin qu’elle ne devienne pas trop crue et ne se reflète pas trop sur votre visage.
4. Interrompre le client
Une fois que vous avez déterminé ce qui cloche dans les aspects techniques de l’appel, il est temps d’aborder l’étiquette. Règle numéro un : n’interrompez pas le client. Faites preuve de respect et de courtoisie. Sans ces deux éléments, les clients se demanderont rapidement pourquoi ils prennent la peine de vous rencontrer si vous êtes si enclin à ne pas écouter ce qu’ils ont à dire.
Écoutez et écoutez bien. Selon Inc, trop parler est une mauvaise façon de commencer une relation. Les clients peuvent réagir différemment. Certains peuvent supporter un comportement un peu déplacé, tandis que d’autres sortiront de leurs gonds durant l’appel. Considérez que tous vos clients sont du genre à n’avoir que peu de tolérance envers l’absence de professionnalisme.
5. Héberger un appel de faible qualité.
Le cinquième problème est un appel de faible qualité. C’est le dernier problème et celui qui requiert une solution plus technique. Plutôt que de choisir une solution comme un logiciel gratuit de téléphonie poste-à-poste voix sur IP (VoIP), choisissez un service haut de gamme qui tirera au mieux parti de votre débit et vous constaterez que chaqueonlin seconde passée lors d’un appel sera qualitative que possible.
