De la répartition des tâches dans une équipe, au fonctionnement même de l’entreprise. Tout dépend de la bonne gestion du temps de travail des employés.
Le contrôle et l’enregistrement des heures d’arrivée et de départ des employés, ainsi que la comptabilisation des heures réellement effectuées, peuvent sembler des éléments de la gestion traditionnelle du travail. Mais en réalité, ce sont de besoins très actuels.
Ce point de vue est encore renforcé par les modèles organisationnels les plus récents, où l’on trouve, par exemple, la flexibilité horaire. Il est donc logique que beaucoup d’entreprises soient en quête d’un logiciel gestion des temps, qui leur permette un contrôle de présence et d’accès.
De la répartition des tâches dans une équipe de travail au fonctionnement même de l’entreprise, tout dépend d’une bonne gestion du temps. On ne devrait donc pas être surpris si cet aspect de la gestion des RH gagne de l’importance dans les entreprises du XXIe siècle.
Logiciel de gestion du temps dans la nouvelle réalité des entreprises
On définit la « gestion du temps » comme l’ensemble des techniques et des actions visant à contrôler le travail des employés ainsi que l’utilisation qu’ils font de leurs heures. Il s’agit de questions très sensibles, avec des conséquences importantes dans d’autres domaines de la gestion des Ressources Humaines, et qui peuvent conditionner, par exemple, le calendrier des livraisons, la préparation de nouveaux projets, ou les plans d’incitation et de promotion interne.
Ces questions – à transcendance indiscutable pour les entreprises – sont confrontées à des défis logistiques différents lorsqu’on considère les nouvelles réalités du travail. L’une des tendances les plus fréquentes est le télétravail, une solution proposée par de plus en plus d’entreprises, de manière partielle ou totale, qui pose des difficultés pour contrôler le temps de travail.
Bien entendu, ces complications peuvent également exister dans les locaux physiques de l’entreprise. Le problème principal pour les responsables RH est donc de mettre en place une gestion du temps qui n’envahisse pas la vie privée de l’employé, et qui ne lui impose pas de pression supplémentaire. Autrement, les résultats seraient manifestement contre-productifs.
La numérisation, clef pour gagner en efficience
Comme dans d’autres domaines de la gestion des Ressources Humaines, la technologie offre aux entreprises des solutions qui couvrent tous les aspects de la gestion des temps, quel que soit le contexte de travail où elles sont appliquées. Le logiciel de gestion de temps de travail de Bizneo HR y parvient, grâce à trois programmes et cinq outils parfaitement intégrés, qui simplifient cet aspect.
C’est le cas de la gestion du planning de travail, peut-être l’aspect le plus exigeant de la gestion des temps. Le logiciel Bizneo HR s’adapte aux caractéristiques de chaque entreprise pour offrir un modèle totalement personnalisé, qui considère tous les critères et toutes les exceptions. Son objectif n’est autre que d’atteindre les plus hauts niveaux de motivation et de productivité au sein du personnel. C’est pourquoi il s’agit d’une solution positive et respectueuse avec les employés.
Il faut aussi remarquer que ce logiciel répond aux besoins des PME comme des grandes entreprises, avec des solutions permettant d’assurer un pointage massif des employés, ou des fonctions avancées telles que la validation d’adresses IP. Dans le même sens, il inclut d’autres options visant à simplifier la gestion, telles que le compteur d’heures ou l’introduction d’heures d’entrée et de sortie différentes. Des fonctions qui peuvent être automatisées.
La gestion des tours de travail peut également être une source importante de tension qui peut compromettre un bon environnement de travail. Les sentiments de grief et de suspicion sont très présents lors de l’attribution des tours de service. C’est pourquoi les départements RH les plus efficaces disposent déjà d’un logiciel de planning de travail, afin de les prévenir.
Tout d’abord, les tours de travail sont distribués automatiquement, prenant en compte les critères à saisir dans le système (pour éviter les doublons, pour appliquer des exceptions, etc.) En même temps, cela évite les dysfonctionnements habituels, liés à l’échange de tours entre collègues, car toute modification est automatiquement enregistrée par le logiciel.
Quant aux jours de congé ou les vacances, un logiciel gestion de congés et d’absences permet une planification détaillée du calendrier de travail, et le met à jour à mesure que les périodes de repos son attribuées. Cela supprime définitivement la possibilité de chevauchement des congés dans un département, évitant ainsi l’impact qui en découle sur l’opérativité de l’entreprise.
Avantages d’un logiciel de gestion du temps
Ce logiciel est logé dans le cloud, ce qui permet les utilisateurs d’y accéder à distance, depuis n’importe quel appareil, à tout moment, et avec la certitude que toutes les actions seront correctement enregistrées. La gestion du temps devient beaucoup plus facile, et l’enregistrement de la journée de travail est effectué sans que l’employé ait à passer par des procédures supplémentaires.
Comme le reste des logiciels, l’appli de gestion de temps de travail peut également être intégrée avec les systèmes utilisés par le département des Ressources Humaines, optimisant ainsi les données qu’ils génèrent. Ainsi, les informations générées par l’application serviront aussi à valider le respect de la journée de travail, qu’ à enregistrer les heures supplémentaires, à calculer les journées de repos exceptionnels, ou à optimiser les processus quotidiens des Ressources Humaines.